Se você ainda não conta com um serviço de contabilidade empresarial específico, então é muito provável que esteja cometendo erros que podem comprometer significativamente o seu sucesso comercial no longo prazo. Isso porque um serviço de contabilidade empresarial eficiente atenta a importantes aspectos de um negócio, como o correto entendimento da lei e de suas alterações, além de práticas como lançamentos, conciliações, e até mesmo consultoria em investimentos.
Sem isso, sua empresa simplesmente não consegue atuar com maior segurança e ter condições para se estabelecer no mercado. Assim, é importante ficar atento a alguns procedimentos que talvez sejam comuns em seu empreendimento, mas que representam erros na contabilidade.
Saiba Mais: Confira e saiba como lidar com eles
Movimentação da empresa Sua empresa precisa ter uma política eficiente para lidar com ativos e passivos, de modo que toda a movimentação realizada seja devidamente controlada. Isso permite que se antecipe a oscilações de mercado para criarem ações e garantir a segurança do empreendimento ou seu crescimento.
Em casos em que não existe controle sobre a movimentação financeira da empresa, ela se torna mais vulnerável a conjunturas econômicas mais graves. Por isso, momentos difíceis do país costumam representar um grande desafio para as empresas, já que exigem delas maior organização.
Por exemplo: quando uma companhia gasta mais com custos fixos do que realmente precisa, ela deve repensar fatores como o aluguel do prédio em que atua ou as licenças dos softwares que utiliza para trabalhar. Nesses casos, visando gerar economia, é possível tanto encontrar alternativas mais baratas alugando salas em bairros mais modestos ou adotando licenças gratuitas e de boa qualidade.
Idealmente, tudo é uma questão de transformar os procedimentos para que, a partir de um controle financeiro mais rigoroso, a empresa tenha meios para impedir que a movimentação não represente um custo maior do que o necessário. Quando sua empresa não tem esse controle sobre as movimentações, ela se coloca em risco constante e, mesmo quando suas vendas vão bem, ela pode perder oportunidades que se apresentam no mercado.
Assim, é possível considerar o uso de ferramentas como sistemas de gestão para que o fluxo de dinheiro que diariamente entra e sai dos cofres da empresa seja registrado com precisão. Do mesmo modo, contar com profissionais qualificados para lidar com os procedimentos relativos à movimentação financeira também é uma ação importante que permite que esses procedimentos sejam bem executados para melhorar a contabilidade empresarial da sua empresa.
Despesas Um sinal muito claro de que a contabilidade empresarial
Está sendo realizada de maneira equivocada aparece quando você, enquanto gestor, não separa as despesas pessoais das empresariais, usando o dinheiro da companhia em seu dia a dia. Quando isso acontece, é muito provável que o controle sobre o empreendimento seja dificultado a ponto de inviabilizar ações que poderiam ser tomadas para que o caixa da empresa obtivesse melhores resultados.
Além disso, essa prática evidencia um erro grave na gestão empresarial, indicando que outras práticas pouco profissionais podem estar sendo adotadas. É importante que você entenda que um dos fatores primordiais para o sucesso do empreendimento é justamente o controle rigoroso do caixa — uma medida que precisa ser feita com critérios, independentemente do porte da empresa.
Uma dica nesse sentido é trabalhar com o pró-labore, ou seja, uma espécie de salário fixo que os gestores devem retirar mensalmente. Isso ajuda você a se organizar para que não saia do caixa nada além do planejado, de modo que a empresa tenha condições de controlar melhor suas entradas e saídas.
Além disso, com o pró-labore você pode separar completamente seu CPF do CNPJ da empresa, de maneira que suas despesas não comprometam as da organização. Por mais que você pense que o dinheiro extra retirado todo mês do caixa da empresa é pouco e não vai prejudicar o desenvolvimento do negócio, saiba que um controle sobre cada centavo é essencial para a organização da companhia.
Pagamentos A contabilização da folha de pagamentos é uma prática muito importante para a segurança do seu empreendimento. Quando ela não é bem-feita e os erros aparecem, sua empresa fica mais vulnerável a problemas como processos trabalhistas, algo que pode ser perfeitamente evitado quando suas ações são realizadas da maneira adequada. Por isso, é preciso adotar uma prática capaz de atender a todas as exigências — que vão muito além de inserir os valores dos salários dos colaboradores na folha de pagamento, envolvendo também a correta prestação de contas a respeito de férias, décimo terceiro salário, INSS, IRPF, aviso prévio, descontos referentes a transporte e alimentação, e o valor do FGTS incidente.
Além disso, é preciso que as suas ações ocorram todas dentro da lei para evitar que processos se acumulem a ponto de você não ter como arcar com esses custos. Muitas empresas, por exemplo, têm optado por contratar funcionários sob o regime de CNPJ, oferecendo a eles as mesmas condições de trabalho que teriam na CLT, mas sem benefícios como vale transporte e vale refeição. Por permitir que as empresas economizem ao evitar o cumprimento das leis trabalhistas, essa prática está se tornando cada vez mais comum no país.
No entanto, se for comprovado que o trabalhador está presente na empresa de segunda a sexta-feira durante oito horas por dia, caracterizando vínculo empregatício, você pode ser processado por fraude à CLT e ser obrigado a cobrir todos os custos relativos a alimentação, transporte, entre outros benefícios que sua tentativa de economia tirou dos colaboradores. Sendo assim, é preciso ter cuidado na hora de criar alternativas para economizar nos pagamentos e contar com as informações devidas para evitar que sua empresa sofra com multas e penalizações.
Notas fiscais Sua empresa tem tido problemas como multas por deixar de emitir notas fiscais? Pois saiba que esse tipo de dor de cabeça, que tanto prejudica a saúde financeira dos empreendimentos, pode ser facilmente evitado com uma gestão eficiente de documentos fiscais. Softwares específicos para o trabalho com rotinas de emissão de NFes, por exemplo, permitem aperfeiçoar os procedimentos ao torná-los mais ágeis e organizados. É preciso saber lidar com a tecnologia e investir nos recursos certos.
Eles permitem que o trabalho com a gestão de arquivos seja automatizado de tal maneira que a ação humana fique restrita à inserção dos documentos no sistema. Isso garante agilidade e segurança.
FONTE: https://www.r7.com
